Nhiều người đi làm và chủ doanh nghiệp nhỏ thường băn khoăn khi nào nên thuê viết ứng dụng riêng thay vì tiếp tục sử dụng các công cụ có sẵn như Excel hay các phần mềm đóng gói trên thị trường. Câu trả lời nằm ở mức độ lặp đi lặp lại của công việc, khối lượng dữ liệu cần xử lý và nhu cầu tự động hóa để giải phóng sức lao động thực tế của bạn.
- Bảng giá dịch vụ thực tế: Thuê viết app theo yêu cầu giá bao nhiêu?
- Quay lại trang chủ để cập nhật các giải pháp mới: Trọng Hạnh Media
Những dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn cần thuê viết ứng dụng riêng
Không phải lúc nào bỏ tiền ra xây dựng một công cụ riêng cũng là quyết định khôn ngoan. Tuy nhiên, nếu công việc hàng ngày của bạn xuất hiện các tình huống dưới đây, việc sở hữu một ứng dụng nhỏ được thiết kế đúng theo quy trình làm việc của riêng bạn sẽ giúp tiết kiệm hàng chục giờ lao động mỗi tuần.
1. Công việc lặp đi lặp lại cơ học nhưng tốn quá nhiều giờ
Nếu bạn hoặc nhân viên đang phải dành 2-3 tiếng mỗi ngày chỉ để làm những việc như: tải file đơn hàng từ các sàn thương mại điện tử, sao chép dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác, hoặc đối chiếu thủ công danh sách chuyển khoản ngân hàng với hóa đơn. Đây là lúc máy móc có thể thay thế con người làm việc đó chỉ trong vòng 2 phút.
2. File Excel hiện tại thường xuyên bị chậm, đơ hoặc sai sót dữ liệu
Bảng tính rất tiện lợi nhưng khi lượng dòng vượt quá hàng chục nghìn, file sẽ bắt đầu ì ạch. Chỉ cần một nhân viên lỡ tay xóa nhầm một công thức, toàn bộ hệ thống tính toán phía sau sẽ bị lệch mà không ai hay biết. Bạn có thể tham khảo thêm phân tích chi tiết tại bài viết Excel đủ dùng hay cần thuê viết app riêng để thấy rõ ranh giới giới hạn của bảng tính.
3. Cần kết nối dữ liệu tự động giữa nhiều nền tảng khác nhau
Bạn bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, quản lý kho trên một phần mềm riêng và gửi thông báo đơn hàng qua Zalo cho khách. Việc di chuyển dữ liệu qua lại giữa các nền tảng này bằng tay cực kỳ mệt mỏi và dễ nhầm lẫn. Một ứng dụng nhỏ được thiết kế riêng có khả năng tự động gom mọi thứ về một mối, tương tự như cách chúng tôi hướng dẫn trong bài viết gộp đơn hàng Shopee, TikTok Shop về một file.
So sánh thực tế: 3 giải pháp xử lý công việc phổ biến hiện nay
Để giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định phù hợp với ngân sách và nhu cầu, dưới đây là bảng so sánh thực tế giữa việc dùng Excel, mua phần mềm bán sẵn và thuê viết ứng dụng nhỏ theo yêu cầu:
| Tiêu chí so sánh | Dùng file Excel / Google Sheet | Mua phần mềm đóng gói sẵn | Thuê viết ứng dụng riêng (App nhỏ) |
|---|---|---|---|
| Độ vừa vặn với công việc | Khá tốt vì tự tay sửa được, nhưng giao diện khó dùng khi chia sẻ cho nhiều người. | Thường thừa tính năng không dùng đến, nhưng lại thiếu bước đặc thù của riêng bạn. | Hoàn hảo vì app được thiết kế chạy chính xác theo từng bước bạn làm việc hàng ngày. |
| Chi phí đầu tư ban đầu | Gần như miễn phí (hoặc mua bản quyền Office thông thường). | Trả phí thuê bao định kỳ hàng tháng hoặc hàng năm theo số lượng tài khoản sử dụng. | Chi phí một lần từ vài triệu đồng cho các công cụ tự động hóa công việc đơn giản. |
| Thời gian đưa vào sử dụng | Dùng được ngay sau khi thiết lập xong bảng tính và công thức. | Sử dụng được ngay nhưng mất thời gian làm quen và đào tạo nhân viên khớp với quy trình mới. | Mất từ vài ngày đến 2 tuần tùy độ phức tạp để hoàn thiện công cụ chạy thực tế. |
Quy trình 3 bước để xác định và thuê viết một app nhỏ thành công
Nếu bạn quyết định đã đến lúc cần một công cụ tự động hóa riêng, hãy áp dụng quy trình thực tế sau để tránh lãng phí tiền bạc:
- Ghi nhật ký công việc chán nhất: Hãy liệt kê ra giấy hoặc file Word chính xác từng bước bạn đang làm thủ công. Ví dụ: "Bước 1: Tải file Excel từ web A; Bước 2: Lọc cột số điện thoại; Bước 3: So sánh với cột mã đơn ở file B". Quy trình càng rõ ràng, công cụ chạy càng chuẩn.
- Xác định giới hạn của công cụ: Hãy tập trung vào việc giải quyết bài toán lặp đi lặp lại nhức nhối nhất trước, thay vì cố gắng xây dựng một phần mềm khổng lồ quản lý tất cả mọi thứ. Một ứng dụng nhỏ tập trung vào 1-2 nhiệm vụ cốt lõi luôn hoạt động ổn định và có giá thành rất hợp lý.
- Trao đổi bằng ngôn ngữ công việc thực tế: Khi tìm kiếm đối tác thiết kế, bạn không cần phải cố gắng học các thuật ngữ công nghệ phức tạp. Hãy mô tả đúng những gì bạn đang làm bằng tay và kết quả mong muốn nhận được sau khi bấm nút.
Việc ứng dụng công nghệ để giải phóng sức lao động không còn là đặc quyền của các tổng công ty lớn. Ngay cả các hộ kinh doanh cá thể hay các nhóm làm việc văn phòng nhỏ hoàn toàn có thể tự trang bị các công cụ tự động hóa phù hợp để tối ưu hóa hiệu suất làm việc hàng ngày.
Câu hỏi thường gặp
Tôi không rành về máy tính thì có sử dụng được ứng dụng thiết kế riêng không?
Hoàn toàn được. Các ứng dụng nhỏ thiết kế theo yêu cầu thường có giao diện cực kỳ tối giản, đôi khi chỉ có một nút bấm duy nhất: "Bắt đầu chạy". Bạn chỉ cần đưa file đầu vào, bấm nút và nhận kết quả đầu ra mà không cần phải thiết lập hay cấu hình phức tạp.
Chi phí duy trì và vận hành một app nhỏ có đắt không?
Hầu hết các công cụ tự động hóa công việc văn phòng dạng nhỏ sử dụng hạ tầng miễn phí hoặc chi phí cực thấp từ các nền tảng đám mây phổ biến như Google Drive, Google Sheets. Do đó, chi phí vận hành hàng tháng gần như bằng không hoặc chỉ phát sinh rất ít nếu bạn có nhu cầu lưu trữ dữ liệu cực kỳ lớn.
Nếu quy trình công việc của tôi thay đổi thì ứng dụng có sửa được không?
Có. Ưu điểm lớn nhất của việc thiết kế ứng dụng riêng là khả năng linh hoạt tùy chỉnh. Khi quy trình bán hàng hoặc đối soát kế toán của bạn thay đổi, nhà phát triển có thể nhanh chóng cập nhật lại các bước xử lý bên trong công cụ để khớp với thực tế mới.